Планова чи позапланова перевірка контролюючого органу — серйозний стрес для підприємця. Але повноваження перевіряючих не безмежні: закон чітко визначає підстави, порядок проведення перевірки та межі того, що контролери можуть вимагати.

Хто знає ці правила, той говорить із перевіряючими на рівних. Розбираємо ключові правила безпеки бізнесу під час візиту контролерів — від документів на порозі до підписання акта.

Які закони регулюють перевірки

Загальні правила державного нагляду (контролю) встановлює Закон України «Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності» № 877-V. Він визначає, які документи мають показати перевіряючі, які права має субʼєкт господарювання і як оформлюються результати перевірки.

Податкові перевірки проводяться за окремими правилами — Податкового кодексу України. Тому, зустрічаючи перевіряючих, спершу варто зʼясувати, з якого вони органу і за яким законом діють.

У квітні 2026 року ухвалено новий Закон № 4840-IX «Про основні засади державного нагляду (контролю)». Його буде введено в дію з дня припинення або скасування воєнного стану, і тоді він замінить Закон № 877-V. До того часу діють правила, описані нижче.

Правило 1. Перевірте документи

Перед початком перевірки посадові особи органу нагляду зобовʼязані предʼявити керівнику підприємства, підприємцю або уповноваженій ним особі два документи:

  • службове посвідчення кожного перевіряючого;
  • посвідчення (направлення) на проведення перевірки. Його оформлюють на підставі наказу органу, підписує керівник органу або його заступник, і воно засвідчується печаткою.

У направленні, зокрема, мають бути зазначені:

  • номер і дата наказу, на виконання якого проводиться перевірка;
  • перелік посадових осіб, які її проводять;
  • дата початку та дата закінчення перевірки;
  • тип перевірки — планова чи позапланова;
  • підстави для її проведення;
  • предмет перевірки.

Копію направлення перевіряючі мають залишити вам. Без направлення та службового посвідчення посадова особа не має права здійснювати державний нагляд (контроль) — це прямо передбачено ст. 7 Закону № 877-V.

Для податкової перевірки перелік інший. Податківці мають предʼявити направлення на перевірку, копію наказу про її проведення та службові посвідчення осіб, зазначених у направленні (п. 81.1 ПКУ). Потрібні всі три документи, а не один із них.

Коли перевіряючих можна не допустити

Якщо документи не предʼявлені або оформлені з порушенням вимог закону — наприклад, на направленні немає підпису керівника органу чи печатки, — ви маєте законне право не допустити перевіряючих до перевірки (ст. 10 Закону № 877-V). Серед інших підстав, передбачених цією статтею:

  • порушено вимоги щодо періодичності проведення перевірок;
  • ви не отримали повідомлення про планову перевірку.

Межі перевірки визначає направлення. Під час позапланової перевірки зʼясовуються лише ті питання, які стали підставою для неї і зазначені в направленні (ст. 6 Закону № 877-V). Перевіряти те, що не входить до повноважень органу або виходить за предмет перевірки, контролери не можуть.

Правило 2. Залучіть адвоката з перших хвилин

Кожен має право на професійну правничу допомогу — це гарантує ст. 59 Конституції України. Закон № 877-V окремо дозволяє субʼєкту господарювання бути присутнім під час перевірки та залучати до неї третіх осіб, зокрема адвоката.

Адвокат, залучений із самого початку, перевірить документи перевіряючих, стежитиме, щоб вони не виходили за межі предмета перевірки, і допоможе правильно сформулювати пояснення. Це мінімізує ризик процедурних порушень з боку контролюючого органу — і помилок, які потім доведеться виправляти в суді.

Правило 3. Фіксуйте процес

Закон прямо дозволяє і органу нагляду, і субʼєкту господарювання фіксувати процес перевірки або кожну окрему дію засобами аудіо- та відеотехніки — за умови, що це не перешкоджає проведенню перевірки (ст. 4 Закону № 877-V).

Запис стане доказом, якщо перевіряючі вийдуть за межі повноважень, вимагатимуть документи, не повʼязані з предметом перевірки, або якщо зміст акта розійдеться з тим, що відбувалося насправді. Під час зйомки подбайте, щоб у кадр не потрапляла інформація з обмеженим доступом — комерційна таємниця, персональні дані працівників і клієнтів.

Акт перевірки: не поспішайте підписувати

За результатами перевірки складається акт. Підписуйте його, як і будь-які пояснення, лише після ретельного ознайомлення.

  • Якщо ви не згодні з висновками, підпишіть акт із зауваженнями — вони стають невідʼємною частиною акта (ст. 7 Закону № 877-V).
  • Закон також дозволяє надати органу нагляду письмові пояснення, зауваження або заперечення до акта (ст. 10).
  • Після податкової перевірки заперечення до акта можна подати протягом 10 робочих днів після його отримання (п. 86.7 ПКУ).

Усе, що ви напишете в поясненнях, залишиться в матеріалах перевірки. Акти перевірок нерідко потрапляють і до правоохоронців: ст. 93 КПК дозволяє слідству їх витребувати. Як діяти, якщо запит прийшов уже від слідчого, ми розповідали в статті «5 помилок бізнесу після отримання запиту від правоохоронців».

Підсумок

Перевірка — не привід для паніки, але й не формальність. Три правила допомагають утримати її в законних межах: перевірити документи перевіряючих, залучити адвоката з перших хвилин і фіксувати процес. А акт підписувати лише після уважного прочитання, за потреби — із запереченнями.

Чітке дотримання законних процедур — найкращий захист бізнесу від неправомірного тиску та штрафів. Кожна ситуація індивідуальна: від органу, підстав і предмета перевірки залежить, як діяти. Якщо до вас прийшли контролери або ви отримали повідомлення про перевірку, адвокат допоможе оцінити ризики й захистити ваші права.